文章要點

  • Personal Kanban 使你專注於少數的焦點（重要的事務），並提供一種視覺化的機制，易於凸顯出執行效率上的問題，便於改善與優化
  • 但實際在個人工作使用中，會遭遇什麼問題？在本文章中會告訴大家遭遇的問題，嘗試提出應對方案

現況

我所採用是個人看板（Personal Kanban）搭配 番茄時鐘法 的方式，管理我的工作與生活事務。 主要建立四個 List 在我的工作流程中，要作的事情我稱為『Task』或『Task Card』上面寫要作的事情的內容；當 Task 處於不同的List中，代表所處的狀態不同，狀態如下：

  • todo ：要做的 Task
  • doing ：目前正在做的 Task
  • done ：完成
  • review：回顧任務結果

主要四種 List <img style=“width:640px;“src="/content_img/personal_workflow/fig1.png” >

並將各種不同來源的task劃分為許許多多的 todos list，如下圖

Todos 分成很多種類 <img style=“width:640px;“src="/content_img/personal_workflow/fig2.png” >

運作流程

執行 Task

當在執行某任務時，將該 task 從 Todo 移到 Doing ，處於 Doing 的 Task 用 TMetric 紀錄花費時間，方便一天結束後觀察工作情況；另外，使用番茄時鐘創造工作節奏，25分鐘為一段專注時間，5分鐘休息，此後重複循環，直到任務完成，或者是集中力下降，就得離開座位進行長時間休息。

番茄時鐘創造工作節奏與Tmetric紀錄花費時間 <img style=“width:640px;“src="/content_img/personal_workflow/fig3.png” >

結算

目前採用__每一天結算一次__，檢討一天的工作花費時間

TMetric 網頁中可以查看當天 trello 中個別 task 的花費時間，如下圖 <img style=“width:640px;“src="/content_img/personal_workflow/fig4.png” >

將時間消耗紀錄於 OneNote 方便回顧，如下圖 <img style=“width:640px;“src="/content_img/personal_workflow/fig5.png” >

問題浮現

我的工作流程，在實際運作過約 2個月之後，一些問題逐漸浮現，我在『實踐經驗反省』的段落會詳細說明。

實踐經驗反省

以下我將分成幾個部分討論

良好的部分

  • 初步視覺化我自己的任務
  • 以番茄中調整工作節奏

不好的部分

  • 對於 kanban 的精神有點模糊，不夠了解
    • 沒有限制明確的 WIP 數量

重新學習 Personal Kanban 精神

在實際操作之後，我發現我對 Kanban 的核心概念不夠透徹，因此我閱讀了 [Ruddy Lee] (https://ruddyblog.wordpress.com/) 前輩的 Blog 相關文章 [2],[3],[4],[5]，文章很詳細非常值得一讀，我自行統整出幾個要點如下：

Personal Kanban 的核心概念：

  • 視覺化：把你手頭的工作流程畫出來
  • 限制 WIP (Work in Progress, 也就進行中的工作，同時也是尚未完成的半成品)
    • 根據軟體開發/工業生產的理論基礎，調整與限制 WIP 可以找出最單位時間產出量（Through Put)
  • 管理流程化：透過反省、分析，試圖最佳化你的工作流程與方法

彙整後調整架構：

  • Task card: 紀錄你要執行的任務，可以在 kanban 改變的 List 位置，代表任務的目前處於的狀態
  • List
    • Todos List: 寫下你要行的任務
    • Ready List: 規劃並以優先順序安排你今天要執行的任務
    • Doing List: 目前正在執行的任務，限制 WIP 應用於此 LIST 正在執行中 task 的數量 < 2～4 項
    • Done List: 已經完成
    • Review List: 檢討任務執行的好與壞

完成後的 trello personal kanban 如下圖： <img style=“width:640px;“src="/content_img/personal_workflow/fig6.png” >

全景模式與專注模式的切換

  • 類似於番茄中定義的 25分鐘 / 5分鐘，分配工作節奏，25分鐘專注於單一任務上，5分鐘休息（順便可以讓眼睛休息），但同時回到整體的kanban，思考是否有自己目前正在執行的項目與整體大目標的關係。

事先規劃

限制 Ready 數量 / 事先安排(最好是前一天)在 Ready 中的 Task ，並安排優先順序。 最後一天結束後一定要 review 一下完成的進度，並告訴自己還有哪些任務上未完成，明天繼續。

自省的改善建議

1. 太多 List 、太多根本沒有開始的 Task

刪減多餘 List 與脫太久沒作的 Task：

  • 有些項目長期，不適合直接放在 kanban 中(e.g. 運動、記帳)，理當搭配 google calendar 設定為每週固定時間執行
  • 減少寫 Task，更嚴謹的思考，到底有沒有必要作這件事情
  • 有些放置太久的任務，未來也沒有執行的必要的話，可以直接刪除

Task 並未標記 Label（沒分類工作類別)

  • Task 種類應該用 Label 分類，而非建立不同的 List 存放，強迫自己思考自己在哪一類的事情
  • 用 label 分類 task，在統整 done list 中的任務時，可以便於分析自己的工作是否專挑某一種工作，又或者哪一類公做作比較慢

如何知道 task 寫的內容是否恰當？

  • 至少具必 明確性、可執行性、可驗收性
  • 寫不好也沒關係，反正可以在修正呀！寫下去就對了！

任務的大小如何決定？（舉例：完成某某線上課程，耗時3個月)

  • 目前無好方法，但確定的是『當任務太大』和『Task 卡很久』時，就一定要設法拆解 Task
  • 拆解成小任務，如果重要規劃固定時間執行，並分批進入 personal kanban 完成

2. 執行的問題

歪樓問題：正在執行 task 和 目標不一致

  • 檢查每一天完成的 task 和我的大目標是否有一致？
  • 每個 task 在 番茄時鐘運行的過程中是否有專注？品質是否足夠？只有自己捫心自問才知道

心態因尚未規劃工作的怠惰，因此沒有執行kanban

  • 前一天事先睡前規劃好隔天明確的 Task，放入 Ready List 中，明天一早起床不需思考，直接開始消化 Ready List

3. 檢討的問題

如何 Review 更有效？

  • 目前的方法中，每天檢討專注在時間花費在哪些任務，而非達成了哪些任務
  • 因此改成一天結束 check personal kanban 和 tmetric 時間花費，同時卻檢查完成任務和花費時間
  • 到底有沒有認真檢討？還是自欺欺人而已？

Task Card 執行經驗與結果無法累積

  • Task card 內容可以詳細，方便執行，但結束後結論和過程要 archive 進入 OneNote 筆記，累積成知識系統，方便傳承和重新使用；盡量保持 personal kanban 為單純觀察工作流程的工具，被免過度複雜化的使用

4. 全域視覺化問題

多個 Project 同時運行搭配多個看板，造成無法有完整全景視角

  • 使用 trello 中的 copy task card 功能，將 task 匯集到單一地方（personal kanban）

修正後的混合方法

內心的OS

我認為只有 Personal Kanban 不足以滿足長期規劃的任務，因此我演化出自己的混合解法

概念

我的觀察是：personal kanban 關注於顯現出 task 的__狀態的呈現__，便於找出系統性問題；同時，流程被強迫轉換成有順序（kanban 由左而右)的 list，如果沒有刻意作紀錄的話，相對是__中短期的視角__；

傳統以月曆為時間規劃方法，著重於期限與時間區段的任務，視角更為長期。因此我依照『與成功有約』中的『以終為始』的概念，先在月曆中制定目標期限，再拆解成月和週小目標，再將可以達成目標的大任務拆解成小並且能夠實行的 task card 進入 personal kanban 執行與規劃。

『與成功有約』中有將任務劃分為四種類型，由對你人生的影響程度排序（依據長遠角度）依序為：

  1. 重要 / 不緊急
  2. 重要 / 緊急
  3. 不重要 / 緊急
  4. 不重要 / 不緊急

作者史蒂芬·柯維認為人們應該專注於 重要 / 不緊急 的任務，這類的任務往往和長期目標與基礎功夫的扎根很有大的關係；當一個人疲於奔命，忙著應付 重要 / 緊急 和 不重要 / 緊急 的任務時，會遲遲無法往更遠大的目標前進；當一個人總是在 不重要 / 不緊急，其實就是逃避、偷懶或處於身不由己的位置。

事先規劃 “重要 / 不緊急” 的任務

依據此原則，我將 重要 / 不緊急 的任務，使用 Google 月曆 規劃在每週固定的時段，時間可以稍微有彈性，但任務內容執行__內容必須極度明確__，例如：

  • 運動星期一18:00~19:00 慢跑 4k 包含暖身與收操(如果加班就移到 22:00~23:00)
  • 英文口說練習挑選一篇 National Public Radio的新聞，用影子法訓練口說。

這類型 重要 / 不緊急 的任務不需進入 kanban 的流程，但偶爾會有例外。有辦法固定時間，就設法用 Google Calendar 規劃，搭配自己建立的 check list（我是使用 Google Doc sheet），了解這些任務長期執行達成狀況。

Google 月曆事先規劃，如下圖 <img style=“width:640px;“src="/content_img/personal_workflow/fig7.png” >

Google doc sheet 紀錄執行住況，如下圖 <img style=“width:640px;“src="/content_img/personal_workflow/fig8.png” >

動態處理 “其他類型任務”

其他三種類型的工作，則盡量進入 personal kanban 流程進行管理

搭配工具

  • Personal Kanban 使用 trello，搭配 TMetric 對 task 計時
  • Tomato Timer 調整工作節奏

結論

我試圖提出自己的混合作法，設法讓自己工作流程可以更順暢，期待一個月後 2018/9/5 的第二次 review

Reference